15 Vacatures voor Personal Assistant in de Nederland

As a fast-growing company, we’re looking for a sharp and trusted Personal Assistant to become the right hand of our CEO and the Management Team. This is not a classic admin role, it’s a strategic support function for someone who thrives on anticipation, can build strong working relationships. You’ll work closely with the Management Team daily, making sure time, energy, and attention are used where they matter most. From daily scheduling and travel to preparing presentations or creating internal structure, you’ll help keep the leadership rhythm smooth and focused.

Optics11 is a world leader in fiber optic sensing technology for ultra-sensitive early warning systems. From our base in the Netherlands – a global hub for high-tech innovation and maritime expertise – we are on a mission to make the world safer by protecting critical infrastructure such as sea-lanes, offshore energy assets and subsea cables from disruption. Optics11 recently closed a €17 million investment round.

What You'll Be Doing:

• Take ownership of the CEO and MT’s schedule, ensuring efficient coordination of meetings, preparation materials, and key priorities.

• Organize business travel, event attendance, and executive logistics.

• Serve as the primary point of contact for internal and external communication. Screen calls, emails and messages, ensuring timely and accurate responses.

• Coordinate internal leadership routines, including strategic offsites and follow-ups.

• Build a strong, seamless working relationship based on trust, clarity, and pace.

• Prepare high-quality presentations (in PowerPoint or Canva) for internal use.

• Help the CEO translate ideas into clear visuals and narratives for the team.

• Take care of practical details that support the flow of the day before, during, and after meetings.

• Occasionally help coordinate team moments, lunches, or events that require a thoughtful touch.

• Has a sense of humour and doesn’t take themselves too seriously — but takes the work seriously.

What’s in it for you?

• Innovative high tech, international organization.

• The opportunity to join a great team.

• A dynamic international environment with short decision lines and plenty of room to grow.

• A fun and collaborative team culture where innovation and initiative are valued.

About You:

• Minimum 3–5 years’ experience in a high-trust support role (PA/EA or similar).

• Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment (VC backed).

• Skilled at managing expectations, setting the right priorities, and taking initiative when decisions are needed.

• Excellent interpersonal skills: you naturally build strong, trusted relationships.

• Fluent in English and Dutch.

• Skilled with scheduling tools, PowerPoint, Canva, and digital collaboration platforms.

• You enjoy being present in the office most days to stay connected and involved.

• Positive, reliable, and energized by a role that blends structure with service.

If you’re someone who thrives on making things happen and who finds energy in being the person others rely on most, we’d love to meet you!

More information:

So now you know we're doing awesome projects and if you see you fit the profile, we would like to get to know you. Apply and drop your details or, in case of questions, get in touch with our recruiter Dora Öveges via  .

Stibbe is een vooraanstaand internationaal advocaten- en notarissenkantoor met vestigingen in Amsterdam, Brussel, Luxemburg en Londen. De meeste van de cliënten zijn beursgenoteerde en grote niet-beursgenoteerde ondernemingen, private equity huizen en financiële instellingen.
Vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam houden zij zich bezig met zeer complexe juridische zaken.
In deze rol ben je onderdeel van een team van Assistants op de praktijkgroep Employment, Pensions & Incentives (EPI/arbeidsrecht) en werkzaam voor, voornamelijk, één Partner en een team van advocaten. Het gaat om een veelzijdige en zelfstandige PA-functie. Je behandelt veel verschillende zaken tegelijkertijd en verwerkt deze zelfstandig. Jouw team.
Je maakt deel uit van een team van Assistants. Samen met het team lever je een grote bijdrage aan de kwaliteit van de praktijkgroep en de dienstverlening van Stibbe.
Een enthousiaste collega die een kei is in plannen en organiseren met een afgeronde MBO(+)/HBO opleiding. Daarnaast heb je bij voorkeur al ervaring als PA/Assistant, bij voorkeur binnen de advocatuur of de zakelijke dienstverlening.
Je maakt graag deel uit van een team maar je bent ook in staat zelfstandig te werken en taken naar eigen inzicht te prioriteren. Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal goed in woord en geschrift en beheers je het MS Office pakket.
Kun je zelfstandig en nauwkeurig de correspondentie verzorgen.
Ben je 4 of 5 dagen per week beschikbaar.

Our client is not providing a sponsorship.
A leading international LED lighting manufacturer is seeking a full-time Personal Assistant to support the President & CEO at their European headquarters in Amsterdam.
Key Responsibilities

• Act as the first point of contact for the President & CEO, supporting with research, information, and requests
• Manage complex calendars and coordinate international and local travel and accommodations
• Handle expense reports, appointments, and event planning for both business and occasional personal matters
• Oversee daily office operations, including ordering supplies and managing services like cleaning and maintenance
• Assist with personal scheduling or errands as directed

Our client is not providing a sponsorship.A leading international LED lighting manufacturer is seeking a full-time Personal Assistant to support the President & CEO at their European headquarters in Amsterdam.Key ResponsibilitiesAct as the first point of contact for the President & CEO, supporting with research, information, and requestsManage complex calendars and coordinate international and local travel and accommodationsHandle expense reports, appointments, and event planning for both business and occasional personal mattersOversee daily office operations, including ordering supplies and managing services like cleaning and maintenanceAssist with personal scheduling or errands as directed

Executive Assistant
Job ID

Posted
23-Jul-2025
Service line
Advisory Segment
Role type
Full-time
Areas of Interest
Administrative
Location(s)
Amsterdam '- Noord-Holland - Netherlands
_We are seeking an Executive Assistant to support two members of our Senior Leadership team, operating from our headquarters in Amsterdam. The Executive Directors are responsible for a wide range of commercial real estate activities, including Leasing and Finance._
**What you will do**
As an Executive Assistant, you will be responsible for providing support to two Executive Directors, each with their own area of expertise and internal and external stakeholders. The Directors have their own areas of expertise, which means that the stakeholders overlap to some extent but still have their own dynamics. This means that you will be constantly juggling multiple tasks, have a well-developed sense of how to "manage" business relationships, and be accustomed to handling confidential information.
Your support as Executive Assistant will include managing calendars and correspondence, arranging travel and meetings, processing expense claims, preparing documents, updating files, and monitoring action items and deadlines. Working for Directors with an international scope also brings with it the necessary ad-hoc work, which will always require your proactivity and organizational sensitivity. Your added value for the Directors is to operate between the lines, to act as an "invisible hand" that makes processes run smoother and gives the Directors the comfort of being able to focus on the essentials.
List of responsibilities:
+ Communication management - handling incoming/ outgoing communication
+ Project Coordination (make sure all deadlines are met, follow up etc.)
+ Research (conduct research on various topics)
The challenge of the role of Executive Assistant lies in the context in which you will be working; international, highly educated, ambitious, and with different Directors in different fields. For the ideal candidate, this context is the driving force behind taking action every time, connecting the dots, and drawing the Directors' attention to sensitivities that they might otherwise overlook. In short, the spider in the web!
**What we ask of you**
+ You have a completed HBO-level education;
+ You have at least 2 years of relevant work experience;
+ You are a strong personality who enjoys serving others;
+ You are hands-on and can switch smoothly between different tasks;
+ You are proficient in the use of various MS Office applications;
+ You have excellent communication skills (both written and verbal) in English, Dutch is preferred but not a must;
+ For this role, we are looking for a candidate with a flexible attitude and work ethic.
**What we have to offer you!**
At CBRE, a wide range of real estate specialists work together to provide total solutions for our clients. Professionals with a commercial, financial, construction or even creative background, but all with the same passion for real estate.
Our organization is the perfect place to develop yourself professionally and personally. At CBRE, we work hard, but we also find time for relaxation and social interaction.
We offer you a position where you have the freedom to use your talents and where we are always open to your suggestions and feedback. In this role, you will work closely with the Personal Assistant of the Divisional President for Continental Europe and other EA's and PA's based in Amsterdam. The Directors are all driven professionals who are very approachable.
**About CBRE Advisory**
At CBRE, it doesn't matter whether you are an experienced professional or a young talent, and in which position you play. We offer everyone the freedom to seize opportunities. We work hard for our successes and celebrate them together, for example after closing a deal or during our weekly drinks. We feel it is important to offer other fun challenges in addition to your work. That is why we organize various sports events, offer you the opportunity to participate in company hockey or football, and arrange a substantial discount on your subscription to gyms throughout the country.
At CBRE Advisory, you work together with all kinds of different specialists to provide sound overall advice. Professionals with a commercial, financial, architectural or creative background, and all with the same drive for real estate. But we would also like to work on your development. Through the CBRE Academy, among others, we offer you extensive opportunities to further increase your commercial qualities and your level of knowledge.
With over 100,000 employees spread over 500 offices in 100+ countries, CBRE is the global market leader in real estate consultancy. In the Netherlands, our 600 professionals from Amsterdam, The Hague, Eindhoven, Rotterdam, Utrecht and Zwolle work on the most beautiful real estate projects every day.
**Excited to apply?**
We are looking forward to your application! Make sure you also include a cover letter with your application explaining why you chose to apply for the position of Executive Assistant. Any questions? Our recruitment team will be happy to answer them via
CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)

Nice to know (you)

• In de rol van Executive Assistent ben jij de rechterhand van de Chief Procurement Officer (CPO) van de Royal Schiphol Group.
• De CPO van de Royal Schiphol Group is Member van het Executive Team van Schiphol Group. Daarnaast geeft hij leiding aan 7 direct reports en is hij verantwoordelijk voor circa 100 collega's.
• Van reiziger tot medewerker: we vinden het erg belangrijk dat iedereen zich op Schiphol veilig, gewaardeerd en welkom voelt.

Connecting your world

Als Executive Assistent is jouw primaire rol het ontzorgen van de CPO in de breedste zin, waarbij je hem steeds een stap voor bent. Hoe jij hiervoor zorgt? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij de regie pakt, keuzes maakt en daar de verantwoordelijkheid voor neemt. Jouw talenten zet jij in bij het:

• Organiseren en prioriteren van zijn complexe agenda, het beheren van e-mail, voorbereiden- en opvolgen van afspraken, bewaken van deadlines.
• Helpen bij het aanbrengen van structuur in zijn MT-team. Je support hem actief in zijn publieke rol en bent zijn oren en ogen richting zijn team.
• Ondersteunen waar nodig, zoals bijvoorbeeld namens hem het gezicht zijn naar in- en externe relaties.
• Samenwerken met o.a. de assistants van de andere afdelingen binnen Schiphol Group.

Gezien de verantwoordelijkheid van de CPO is het voor deze functie van groot belang dat je kunt omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie met discretie en professionaliteit. In deze rol ben je een echte rasondersteuner. Iemand die aan een half woord genoeg heeft.

You've got this

Schiphol verbindt jouw wereld. Met de beste mensen maken we reizen veilig en verantwoord. Jij draagt hieraan bij met jouw unieke talenten, zoals de manier waarop jij jouw doelen duidelijk stelt en deze op tijd bereikt volgens een goed plan en de rust weet te behouden. Ook als de druk het hoogst is. Sowieso heb je voor deze functie:

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding en ten minste 5 jaar ervaring in een managementondersteunende rol, bij voorkeur op directieniveau in een complexe corporate organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels (woord en geschrift).
• Sterke organisatorische vaardigheden, een uitstekende mate van servicegerichtheid en oog voor detail.
• Een echte can-do mentaliteit.

You get this

• € 4159 tot € 5393 bruto per maand (Schaal 9).
• Een 13e maand.
• De mogelijkheid om 4 x 9 uur te werken bij een 36-urige werkweek.
• 180 vakantieuren.
• Een NS-Business Card die reizen met openbaar vervoer van en naar het werk helemaal vergoedt.

Dit zijn nog maar een aantal van onze arbeidsvoorwaarden die horen bij deze functie (op basis van een 36-urige werkweek). Schiphol Group heeft jou nog meer te bieden. Ga voor het totale overzicht van alle arbeidsvoorwaarden naar Arbeidsvoorwaarden - Werken bij Schiphol Group.

About the Team

Procurement & Contracting

De afdeling Procurement & Contractmanagement (P&C) van Schiphol Group werkt nauw samen met interne klanten om vraag, specificaties, prijs en kosten te optimaliseren. De afdeling bestaat uit zes categorieteams en een Excellence Center. P&C richt zich op professionalisering van inkoop en contractbeheer, met een sterke focus op duurzaamheid en innovatie. Door samenwerking met leveranciers wil P&C bijdragen aan het versnellen van duurzame ontwikkelingen en het verbeteren van de kwaliteit van diensten op de luchthaven.

Choose your destination

Wat zijn jouw talenten? Welke dromen heb jij? Wat is jouw verhaal? We zijn benieuwd naar jou en nodigen je graag uit om te solliciteren. Solliciteren kan door jouw motivatie en cv met ons te delen via de sollicitatiebutton hieronder.

• Jouw sollicitatie naar deze functie van Executive Assistant ontvangen we graag vóór 1 september 2025.
• Heb je vragen over het sollicitatieproces? Stel deze aan Ellis van de Valk via of 6 .
• Een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
• Voor meer informatie over solliciteren bij Schiphol Group: Sollicitatieproces - Werken bij Schiphol Group.
• Voor de veiligheid van onze reizigers en collega's maakt een veiligheidsonderzoek altijd deel uit van het proces. Voor indiensttreding dient een Verklaring Geen Bezwaar (VGB) te worden overgelegd.

About Schiphol Group

Met 3.500 trotse collega's zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Samen geven we meer betekenis aan reizen en leveren een bijdrage aan economie en maatschappij. Al meer dan 100 jaar. In Nederland en daarbuiten. Wist je trouwens dat:

Schiphol Group eigenaar en exploitant is van Amsterdam Airport Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport? We hebben ook een meerderheidsbelang in Eindhoven Airport.
er in 2024 circa 474.000 vliegbewegingen van en naar Schiphol Airport waren?
je als Executive Assistent de business area Human Resources versterkt?

Nice to know (you)

• In de rol van Executive Assistent ben jij de rechterhand van de Chief Procurement Officer (CPO) van de Royal Schiphol Group.
• De CPO van de Royal Schiphol Group is Member van het Executive Team van Schiphol Group. Daarnaast geeft hij leiding aan 7 direct reports en is hij verantwoordelijk voor circa 100 collega's.
• Van reiziger tot medewerker: we vinden het erg belangrijk dat iedereen zich op Schiphol veilig, gewaardeerd en welkom voelt.

Connecting your world

Als Executive Assistent is jouw primaire rol het ontzorgen van de CPO in de breedste zin, waarbij je hem steeds een stap voor bent. Hoe jij hiervoor zorgt? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij de regie pakt, keuzes maakt en daar de verantwoordelijkheid voor neemt. Jouw talenten zet jij in bij het:

• Organiseren en prioriteren van zijn complexe agenda, het beheren van e-mail, voorbereiden- en opvolgen van afspraken, bewaken van deadlines.
• Helpen bij het aanbrengen van structuur in zijn MT-team. Je support hem actief in zijn publieke rol en bent zijn oren en ogen richting zijn team.
• Ondersteunen waar nodig, zoals bijvoorbeeld namens hem het gezicht zijn naar in- en externe relaties.
• Samenwerken met o.a. de assistants van de andere afdelingen binnen Schiphol Group.

Gezien de verantwoordelijkheid van de CPO is het voor deze functie van groot belang dat je kunt omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie met discretie en professionaliteit. In deze rol ben je een echte rasondersteuner. Iemand die aan een half woord genoeg heeft.

You've got this

Schiphol verbindt jouw wereld. Met de beste mensen maken we reizen veilig en verantwoord. Jij draagt hieraan bij met jouw unieke talenten, zoals de manier waarop jij jouw doelen duidelijk stelt en deze op tijd bereikt volgens een goed plan en de rust weet te behouden. Ook als de druk het hoogst is. Sowieso heb je voor deze functie:

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding en ten minste 5 jaar ervaring in een managementondersteunende rol, bij voorkeur op directieniveau in een complexe corporate organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels (woord en geschrift).
• Sterke organisatorische vaardigheden, een uitstekende mate van servicegerichtheid en oog voor detail.
• Een echte can-do mentaliteit.

You get this

• € 4159 tot € 5393 bruto per maand (Schaal 9).
• Een 13e maand.
• De mogelijkheid om 4 x 9 uur te werken bij een 36-urige werkweek.
• 180 vakantieuren.
• Een NS-Business Card die reizen met openbaar vervoer van en naar het werk helemaal vergoedt.

Dit zijn nog maar een aantal van onze arbeidsvoorwaarden die horen bij deze functie (op basis van een 36-urige werkweek). Schiphol Group heeft jou nog meer te bieden. Ga voor het totale overzicht van alle arbeidsvoorwaarden naar Arbeidsvoorwaarden - Werken bij Schiphol Group.

About the Team

Procurement & Contracting

De afdeling Procurement & Contractmanagement (P&C) van Schiphol Group werkt nauw samen met interne klanten om vraag, specificaties, prijs en kosten te optimaliseren. De afdeling bestaat uit zes categorieteams en een Excellence Center. P&C richt zich op professionalisering van inkoop en contractbeheer, met een sterke focus op duurzaamheid en innovatie. Door samenwerking met leveranciers wil P&C bijdragen aan het versnellen van duurzame ontwikkelingen en het verbeteren van de kwaliteit van diensten op de luchthaven.

Choose your destination

Wat zijn jouw talenten? Welke dromen heb jij? Wat is jouw verhaal? We zijn benieuwd naar jou en nodigen je graag uit om te solliciteren. Solliciteren kan door jouw motivatie en cv met ons te delen via de sollicitatiebutton hieronder.

• Jouw sollicitatie naar deze functie van Executive Assistant ontvangen we graag vóór 1 september 2025.
• Heb je vragen over het sollicitatieproces? Stel deze aan Ellis van de Valk via of 6 .
• Een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
• Voor meer informatie over solliciteren bij Schiphol Group: Sollicitatieproces - Werken bij Schiphol Group.
• Voor de veiligheid van onze reizigers en collega's maakt een veiligheidsonderzoek altijd deel uit van het proces. Voor indiensttreding dient een Verklaring Geen Bezwaar (VGB) te worden overgelegd.

About Schiphol Group

Met 3.500 trotse collega's zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Samen geven we meer betekenis aan reizen en leveren een bijdrage aan economie en maatschappij. Al meer dan 100 jaar. In Nederland en daarbuiten. Wist je trouwens dat:

Schiphol Group eigenaar en exploitant is van Amsterdam Airport Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport? We hebben ook een meerderheidsbelang in Eindhoven Airport.
er in 2024 circa 474.000 vliegbewegingen van en naar Schiphol Airport waren?
je als Executive Assistent de business area Human Resources versterkt?

Dit ga je doen

Je functie als executive assistant omvat het ondersteunen van het directieteam, bestaande uit de CEO, CCO en CFO. Jij bent degene die ervoor zorgt dat hun dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Het beheren van complexe agenda’s, het coördineren van internationale reisplanningen en het voorbereiden van vergaderingen behoren tot jouw kerntaken. Daarnaast breng je structuur aan in processen en ondersteun je bij diverse officewerkzaamheden. Je werkt in een innovatieve en duurzame organisatie waar professionaliteit en betrokkenheid centraal staan.

Wat je gaat doen

• Agenda’s beheren: zorgen voor een efficiënte planning en afstemming van afspraken
• Reisplanning coördineren: organiseren van internationale reizen en bijbehorende logistiek
• Vergaderingen voorbereiden: notuleren, agendapunten opstellen en benodigde documenten verzamelen
• Structuur aanbrengen: processen optimaliseren en overzicht bewaren in een dynamische omgeving
• Communicatie onderhouden: schakelen met interne en externe stakeholders op een professionele manier

Dit ben jij

We zoeken een ervaren en proactieve Executive Assistant die moeiteloos complexe taken beheert en een professionele ondersteuning biedt aan ons directieteam.

• HBO werk- en denkniveau in secretarieel of management support
• Minimaal 5-10 jaar ervaring in een internationale ondersteunende rol
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling
• Ervaring met MS Office, agendabeheer en notuleren
• Zelfstandig, gestructureerd, stressbestendig en servicegericht
• Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en denkt altijd een stap vooruit

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever, gevestigd in Amsterdam, is een toonaangevende organisatie die zich inzet voor een duurzame toekomst. Met een innovatieve aanpak transformeren ze organisch afval in waardevolle biogrondstoffen, waarmee we een belangrijke bijdrage leveren aan de circulaire economie. Ons team werkt dagelijks met passie en professionaliteit aan impactvolle projecten.

Bij ons vind je een cultuur die innovatie en betrokkenheid hoog in het vaandel heeft staan. We investeren in de groei van onze medewerkers door middel van trainingen en bieden een inspirerende werkomgeving waar samenwerking en ontwikkeling centraal staan.

Wat bieden wij jou?

We zoeken een ervaren en proactieve Executive Assistant die moeiteloos complexe taken beheert en een professionele ondersteuning biedt aan ons directieteam.

• HBO werk- en denkniveau in secretarieel of management support
• Minimaal 5-10 jaar ervaring in een internationale ondersteunende rol
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling
• Ervaring met MS Office, agendabeheer en notuleren
• Zelfstandig, gestructureerd, stressbestendig en servicegericht
• Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en denkt altijd een stap vooruit

**Our Mission**
At Palo Alto Networks® everything starts and ends with our mission:
Being the cybersecurity partner of choice, protecting our digital way of life.
Our vision is a world where each day is safer and more secure than the one before. We are a company built on the foundation of challenging and disrupting the way things are done, and we're looking for innovators who are as committed to shaping the future of cybersecurity as we are.
**Who We Are**
We take our mission of protecting the digital way of life seriously. We are relentless in protecting our customers and we believe that the unique ideas of every member of our team contributes to our collective success. Our values were crowdsourced by employees and are brought to life through each of us everyday - from disruptive innovation and collaboration, to execution. From showing up for each other with integrity to creating an environment where we all feel included.
As a member of our team, you will be shaping the future of cybersecurity. We work fast, value ongoing learning, and we respect each employee as a unique individual. Knowing we all have different needs, our development and personal wellbeing programs are designed to give you choice in how you are supported. This includes our FLEXBenefits wellbeing spending